Ngày nay, mã vạch sản phẩm là một công cụ quản lý và nhận diện hàng hóa không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Việc đăng ký mã vạch sản phẩm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: dễ dàng quản lý sản phẩm, tăng tính minh bạch của sản phẩm với người tiêu dùng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Đặc biệt, trong lĩnh vực mỹ phẩm, việc nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng khi đăng ký mã vạch sản phẩm là điều rất cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Mã vạch sản phẩm là gì?

Căn cứ vào khoản 1, 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN:

– Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.

– Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.

Như vậy, mã vạch sản phẩm là một phương thức mã hóa và lưu trữ thông tin về sản phẩm thông qua việc sử dụng các ký hiệu đặc biệt. Mã vạch có thể là các dãy vạch tuyến tính (mã vạch một chiều) hoặc tập hợp các điểm (như mã QR, Data Matrix) giúp truyền tải thông tin về mã số định danh sản phẩm. Ngoài ra, mã vạch còn có thể sử dụng công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) để quản lý và theo dõi hàng hóa một cách tự động và chính xác trong quá trình vận hành và phân phối.

Đây là công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, truy xuất nguồn gốc và tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tại sao cần phải đăng ký mã vạch sản phẩm?

Việc đăng ký mã vạch sản phẩm mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý nhà nước như:

Tăng cường hiệu quả quản lý sản phẩm

Mã vạch sản phẩm là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng hàng tồn kho, quá trình phân phối và bán hàng. Từ đó, hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê và vận hành sản phẩm.

Đảm bảo tính minh bạch của sản phẩm

Theo các quy định của Thông tư 10/2020/TT-BKHCN và các nghị định liên quan, mã vạch giúp truy xuất nguồn gốc sản phẩm một cách minh bạch và dễ dàng. Mã vạch sản phẩm sẽ cung cấp thông tin chính xác như: xuất xứ, nhà sản xuất và các thông tin khác có liên quan đến sản phẩm, giúp người tiêu dùng yên tâm hơn khi lựa chọn. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin và uy tín trên thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay.

Tuân thủ theo quy định pháp luật

Việc đăng ký mã vạch sản phẩm là bắt buộc theo quy định tại Nghị định 132/2008/NĐ-CP, Nghị định 74/2018/NĐ-CP, Nghị định 13/2022/NĐ-CP và Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Đặc biệt, đối với các sản phẩm thuộc các ngành hàng như: mỹ phẩm, thực phẩm và hàng tiêu dùng, việc không tuân thủ các yêu cầu về mã số, mã vạch có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đúng quy trình để tránh những rủi ro về pháp lý không đáng có.

Phòng chống hàng giả

Mã vạch sản phẩm là công cụ thiết thực giúp ngăn chặn và phát hiện hàng giả, hàng nhái trên thị trường nhờ khả năng truy xuất nguồn gốc nhanh chóng và chính xác, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp với khách hàng. Việc đăng ký mã vạch theo quy định còn góp phần bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và đảm bảo chất lượng sản phẩm lưu hành thuận lợi trên thị trường.

Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường

Sản phẩm có mã vạch rõ ràng sẽ tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường, đặc biệt là khi mở rộng ra thị trường quốc tế. Mã vạch giúp sản phẩm của doanh nghiệp dễ dàng tham gia vào các chuỗi cung ứng toàn cầu, từ đó tăng cường khả năng tiếp cận các thị trường nước ngoài và khẳng định vị thế của mình.

Tối ưu hóa quy trình bán hàng và thanh toán

Mã vạch giúp tối ưu hóa quá trình thanh toán, đặc biệt là tại các điểm bán lẻ. Hệ thống quét mã vạch giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình giao dịch và thanh toán, đồng thời mang lại sự tiện lợi cho cả người bán lẫn người mua. Do đó, sẽ cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam

Theo quy định, quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ gồm có:

– Đơn đăng ký mã số mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục Nghị định 13/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định 132/2008/NĐ-CP.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Đây là tài liệu pháp lý quan trọng giúp chứng minh doanh nghiệp đã được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

– Danh mục các sản phẩm cần đăng ký mã vạch: Mỗi sản phẩm phải có thông tin đầy đủ về tên sản phẩm, mã sản phẩm và các chi tiết liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký mã vạch, có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Trung tâm mã số mã vạch quốc gia của Việt Nam (còn gọi là GS1 Việt Nam).

– Nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp cần mang theo bản chính để thực hiện đối chiếu.

– Nộp hồ sơ qua bưu điện, doanh nghiệp phải đính kèm bản sao đã được chứng thực hoặc sao y bản chính có chữ ký và con dấu, đồng thời thanh toán đầy đủ các khoản phí theo yêu cầu.

Bước 3: Xét duyệt và cấp mã vạch

Thời gian xét duyệt hồ sơ dao động từ 7 đến 10 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung thông tin, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung trong thời gian quy định.

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, mã vạch sẽ được cấp cho sản phẩm của doanh nghiệp.

Bước 4: Sử dụng mã vạch trên sản phẩm

Sau khi được cấp mã vạch sản phẩm, doanh nghiệp in mã vạch lên sản phẩm theo quy định về kích thước và vị trí, đảm bảo khả năng quét mã dễ dàng và thuận lợi.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký mã vạch sản phẩm

Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng khi đăng ký mã vạch sản phẩm:

Tuân thủ đúng quy định pháp luật

Theo các quy định hiện hành, mã vạch phải tuân theo chuẩn quốc tế GS1 và các quy định như: Nghị định 132/2008/NĐ-CP, Nghị định 74/2018/NĐ-CP, Nghị định 13/2022/NĐ-CP và Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Lựa chọn loại mã vạch phù hợp

Có nhiều loại mã vạch khác nhau, từ EAN-13 cho đến QR code và mỗi loại đều có những đặc điểm riêng phù hợp với từng ngành hàng và loại sản phẩm. Doanh nghiệp cần chọn loại mã vạch phù hợp với chiến lược kinh doanh và đối tượng khách hàng mục tiêu.

Đảm bảo tính khả dụng của mã vạch

Mã vạch cần được in rõ ràng, không bị mờ hoặc bị hỏng đảm bảo có thể quét dễ dàng.

Kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch sau khi được cấp. Nếu mã vạch không được quản lý đúng cách, sản phẩm có thể không được lưu hành trên thị trường hoặc gặp phải các vấn đề về pháp lý.

Chi phí duy trì mã vạch

Ngoài phí đăng ký ban đầu, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì mã vạch hàng năm theo quy định. Điều này giúp đảm bảo mã vạch luôn hợp lệ và có thể sử dụng trong suốt quá trình kinh doanh.

Conclusion

Việc đăng ký mã vạch sản phẩm không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng, những thông tin OCM đã cung cấp có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và gia tăng sự tin cậy từ người tiêu dùng.